Утверждено

Постановлением Администрации

Струго-Красненского района

от 31.03.2006 г. № 170   

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном Отделе (муниципальном архиве)

Администрации Струго-Красненского района

1. Общие положения

1.1. Администрация Струго-Красненского района в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по: формированию и содержанию архивного Отдела (муниципального архива) района; обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов сельских поселений, городского поселения и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность Российской Федерации, Псковской области, иных муниципальных образований.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный Отдел (далее Отдел), выполняющий одновременно функции муниципального архива.

1.3. Отдел является структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке, имеет печать, угловой штамп и бланки со своим наименованием.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Псковской области, нормативно-методическими документами органа исполнительной власти области в области архивного дела, Уставом муниципального образования, постановлениями и распоряжениями Главы района и настоящим Положением.

1.5. Положение об Отделе (муниципальном архиве) утверждается Главой района по согласованию с органом исполнительной власти области в области архивного дела. В положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6. Штатная численность и реестр должностей муниципальных служащих - работников Отдела устанавливаются Главой района.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела (муниципального архива) осуществляется за счет средств бюджета муниципального района.

1.8. Администрация района обеспечивает Отдел (муниципальный архив) помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечивая сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел (муниципальный архив), другим организациям, Администрация принимает решение, с учетом заключения органа исполнительной власти области в области архивного дела, о предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Основные задачи и полномочия

Основными задачами и полномочиями Отдела (муниципального архива) являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда РФ, подлежащих постоянному и долговременному хранению в том числе:

- хранение и учет документов, принятых отделом в муниципальный архив, представление в установленном Регламентом государственного учета порядке учетных данных в орган исполнительной власти области в области архивного дела;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- представление Администрации района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве, передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Псковской области, иных муниципальных образований.

2.1.1. Отдел (муниципальный архив) обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, созданных до образования муниципального образования и хранящихся в муниципальном архиве;

- архивных фондов и архивных документов действующих органов местного самоуправления, в том числе сельских поселений и муниципальных организаций района;

- архивных фондов и архивных документов других, юридических и физических лиц на различных видах носителей переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, семейные архивы, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, фото и видео документы, отображающие его прошлое и настоящее, документы общественных организаций;

- документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших и действующих на территории района;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;

2.1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в муниципальный архив на основании договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование муниципального архива документами Архивного фонда РФ, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для района, в том числе:

- составление и систематическое уточнение списков организаций - источников комплектования муниципального архива, согласование их с экспертно-проверочной и методической комиссией органа исполнительной власти области в области архивного дела, утверждаемые Главой района;

- осуществление проверки правильности формирования дел, их научно-технической обработки;

- отбор, проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, прием их на постоянное хранение в муниципальный архив;

2.3. Организационно-методическое руководство Отдела деятельностью архивов органов местного самоуправления, муниципальных организаций и организацией документов в их делопроизводстве, содействие организациям других форм собственности в реализации их полномочий в хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов:

- проведение комплексных и тематических проверок состояния делопроизводства и временного хранения документов в организациях, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;

- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архивными документами муниципального архива;

- рассмотрение и представление в орган исполнительной власти области в области архивного дела номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования, документы которых подлежат приему в муниципальный архив в установленном порядке;

- оказание организационно-методической помощи ответственным за архивы организаций, проведение с ними совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

2.4. Организация использования архивных документов Архивного фонда РФ в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального района о составе и содержании документов муниципального архива, исполнения запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для опубликования в средствах массовой информации, проведение встреч с общественностью;

- бесплатное исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений, жалоб, прием граждан;

- создание и совершение научно-справочного аппарата к архивным документам, информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3. Права Отдела

Отделу для выполнения возложенных на него задач и полномочий предоставляется право:

3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства.

3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии архивов организаций, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Требовать от организаций - источников комплектования муниципального архива своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

3.5. Проверять исполнение организациям, расположенным на территории района, независимо от их форм собственности, требований архивных Правил в организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

3.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

3.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых органом исполнительной власти области в области архивного дела, Администрацией района и её структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.8. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.9. Ставить перед органами местного самоуправления, органом исполнительной власти области в области архивного дела вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц за нарушение архивного законодательства и правил хранения, комплектования и использования архивных документов.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органом исполнительной власти области в области архивного дела, другими органами местного самоуправления, областным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями.

4. Ответственность

4.1. Работники Отдела во главе с его руководителем несут ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач, состояние трудовой дисциплины, а также не использование в необходимых случаях представленных ему прав.

5. Организация работы Отдела

5.1 Отдел возглавляет начальник. Начальник и, по усмотрению Главы района, специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Исполняют в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением обязанности по муниципальной должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.

Начальник Отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой района. По необходимости, это решение может согласовываться с органом исполнительной власти области в области архивного дела.

При смене начальника Отдела прием-передача дел, хранящихся в архиве, проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации муниципального района, а также органа исполнительной власти области в области архивного дела. Акт приема-передачи утверждается Главой района и представляется в орган исполнительной власти области в области архивного дела.

5.2. Начальник Отдела:

5.2.1. Организует деятельность сотрудников Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и полномочий.

5.2.2. Отчитывается о работе Отдела и о состоянии архивного дела в муниципальном районе перед Администрацией района в установленном порядке.

5.3. В своей деятельности руководствуется федеральным и областным законодательством, правилами и инструкциями, действующим  в системе Федерального архивного агентства России, осуществляет её в соответствии с разработанными, с учетом рекомендаций органа исполнительной власти области в области архивного дела, плановыми показателями развития архивного дела на территории муниципального района, утверждаемыми Главой района.

5.4. В целях соблюдения на территории муниципального района федерального и областного законодательства об архивном деле, единых правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации представляет в установленном порядке в орган исполнительной власти области в области архивного дела отчет о выполнении плановых показателей, принятых на год.

5.5. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Главой муниципального района в установленном законодательством порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются правопреемнику.

При ликвидации Отдела обеспечивается соблюдение прав и законных интересов его сотрудников в соответствии с Законом «О муниципальной службе в Псковской области».